Sådan scorer du pluspoint med dine forretnings-mails

Smileyen er død. Længe leve smilet!

Hvor mange e-mails får du om dagen? Og hvor mange gør dig bare en lille smule glad, får måske endda et mikroskopisk smil frem i dine øjne? Jeg tænker selvfølgelig ikke på mails fra kæresten, venner eller bekendte, for dem bliver man jo stort set altid glad for at læse. Nej, jeg tænker på forretnings-mails fra mennesker, som du har et rent professionelt forhold til. Hvor mange af de mails gør dig i lidt bedre humør? Og hvad er det i dem, der gør det? De færdigsyede og hjemmelavede smilyer hører jo ikke rigtig hjemme i en business-mail. De er slidt ned, minder for meget om logrende hunde i et spil kegler og holder kun blandt meget nære samarbejdspartnere.

Byg relationer med mennesker, du ikke kender

Men hvad gør man så for at score pluspoint eller markere en god og åben relation i sine forretnings-mails? Jeg har i en periode eksperimenteret med forskellige muligheder, og jeg er ret sikker på, at det har gjort modtagerne lidt mere positivt stemt overfor mig, mine meddelelser og mit firma. Om det ikke er tidskrævende og besværligt? Tværtimod. Det skærper koncentrationen, at jeg gerne vil give modtageren (og mig selv!) en smule ekstra. Og nærvær får som bekendt stort set alt til at glide nemmere.

Det begyndte, da jeg i en periode havde en del mailtrafik med en kunde i Finland. En dag kom jeg til at se ud gennem vinduet, mens jeg besvarede en af kundens mails. Solen skinnede, men det var en tænderklaprende kold dag. Hvilket fik mig til at tænke på, hvordan vejret mon var i Helsinki. Derfor indflettede jeg en lokal vejrbeskrivelse sidst i mit skriv. I stil med "Mange hilsner fra et koldt, men solbeskinnet København." Indrøm, at det ikke er to gram besværligere end bare at skrive "Med venlig hilsen"!

Idéen greb om sig, og jeg bilder mig ind, at flere og flere af mine professionelle kontakter begyndte at opfatte mig som både venlig og rar på grund af de minimale sprækker i business-overfladen. Så småt modtog jeg i hvert fald selv mails, der også markerede en positiv relation. Eksempelvis "Thanks for your message from wonderful Copenhagen. We will …." og så kørte forretningssproget naturligvis videre, som det nu gør.

Sælg en mindre behagelig nyhed med et smil

Efterhånden har jeg udvidet repertoiret, så det ikke kun omfatter vejret eller en uforpligtende begivenhed, som man kort og venligt kan referere til. På et tidspunkt var jeg for eksempel nødt til at fortælle en hollandsk kunde, at det aftalte budget ikke ville holde, hvis kundens nye ønsker skulle opfyldes. Den besked rundede jeg af med noget i retning af: "Selv om jeg altid har drømt om en rød Ferrari, må jeg trods den højere pris nok fortsætte med at cykle." Svaret var yderst forstående, godkendte den nye pris og blev afsluttet med et forslag om, at jeg begyndte at spare sammen til en Ferrari-modelbil.

Hvis jeg i stedet havde skrevet "…skal jeg hermed meddele, at vi ser os nødsaget til at forhøje det tidligere fremsendte budget med € x.xxx,xx" - ja, så havde jeg næppe fået det smilende svar. Så jeg fortsætter med de små, venlige bemærkninger. Fordi jeg selv bliver glad for at få den slags i min indbakke. Og fordi de skaber en lille, men vigtig relation mellem mig og modtageren.

Om forfatteren

Niels Peter Lorentsen er freelance-tekstforfatter med mange års erfaring fra danske og internationale reklamebureauer. Desuden skriver han artikler, debatindlæg mv. og blogger om sprog, kommunikation og medier under adressen www.to-the-bone.blogspot.com på sin hjemmeside www.indtilbenet.dk