Fax server – Moderne håndtering af telefax

Der er stadig mange virksomheder der har brug for telefaxen i dagligdagen. En moderne måde at håndtere dette på, er med en fax server på netværket. Fax serveren sender og modtager telefax på lige fod med en traditionel fax maskine. Forskellen er, at serveren håndterer telefax som filer, så de kan lagres på virksomhedens servere.

De telefax som modtages, mailes til en medarbejder eller en fælles mailboks, som en vedhæftet fil. Har virksomheden flere faxnumre, håndterer fax serveren også disse og sender så telefax til forskellige mailadresser alt efter hvilket faxnummer der er sendt til.

 
Er der ønske om en grøn profil i virksomheden er en fax server den ideelle fax løsning. Man kan nøjes med at printe når det er nødvendigt og dermed spare både toner og papir. I forhold til strømforbruget bruger en fax server ca. det halve i strøm, så også her er der penge at spare.

Netop det at telefax håndteres som filer, gør det nemt når der tages backup. Samtidig kan filerne gemmes i forbindelse med sager og aktiviteter, så dokumentationen altid er i orden. De virksomheder der normalt scanner deres fax dokumenter kan med andre ord spare denne proces.

Tid kan der også spares i forbindelse med håndtering af fax udskrifter. Der skal ikke bruges tid på at hente fax et eller andet sted i huset og dele det rundt til de rigtige medarbejdere. Omdelingen sker udelukkende via e-mail og der skal ikke arkiveres i sagsmapper og ringbind. Historikken omkring firmaets fax aktiviteter kan ses i fax serverens interface, det er også her en fax kan søges frem hvis den er forsvundet og skal bruges igen.

Afsendelse af fax sker snildt og enkelt idet serveren installeres som en printer på computerne. Udskrivning til faxen er som til enhver anden printer, blot med den forskel, at man skal indtaste det nummer faxen skal sendes til. Herefter klarer fax serveren resten.

 
Fax serveren kan tilsluttes et eksisterende omstillingsanlæg så der spares penge på en eller flere dedikerede telefonlinjer som kun benyttes til telefax. Styringen af flere faxnumre sker i det tilfælde også via omstillingsanlægget.